Sprawozdanie finansowe za rok 2017 – tylko elektronicznie!
Wiele podmiotów funkcjonujących w branży drobiarskiej prowadzi działalność gospodarczą w formie spółek prawa handlowego. W związku z powyższym przypomnieć należy o nadchodzącym terminie na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy (2017).
Wymóg sporządzenia sprawozdania finansowego przez podmioty zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przez podmioty, które dobrowolnie wybrały jako sposób ewidencjonowania pełne księgi rachunkowe, wynika z brzmienia art. 45 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 395), zaś przepisy wskazujące na obowiązek przekazania w określonych terminach sprawozdania finansowego zawarte zostały w art. 69 przywołanej ustawy. Stosownie do powyższego, sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień kończący rok obrotowy jednostki, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W dalszej kolejności, sprawozdanie musi zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający, np. zarząd. Terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2017 r. jest 30 czerwca 2018 roku. Natomiast w terminie 15 dni od zatwierdzenia podmioty wpisane do rejestru Krajowego Rejestru Sądowego zobligowane są do przekazania sprawozdania do odpowiedniego sądu rejestrowego.
Jeszcze w ubiegłym roku ustawodawca przewidywał możliwość przekazywania sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego w formie elektronicznej lub papierowej. W większości jednak przypadków przedsiębiorcy korzystali z tradycyjnej formy składania dokumentów, co z pewnością pozostawało w związku z dodatkowymi kosztami przewidzianymi dla formy elektronicznej.
Na mocy ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 398) ustawodawca zastrzegł, iż sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Zgodnie z nowelizacją przepisów, od 15 marca 2018 r. dokumenty te można przesyłać wyłącznie elektronicznie.
Nowe przepisy pozwalają na bezpłatne składanie dokumentów finansowych do repozytorium dokumentów finansowych (RDF), dla której to funkcji wymagane jest posiadanie konta w systemie. Do logowania do systemu uprawnia konto założone na portalu eKRS w systemie ,,S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski”. W przypadku kont założonych przed 15 marca 2018 r., aby korzystać ze wszystkich funkcjonalności systemu, należy dokonać autoryzacji konta ,,podpisując” je podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Szczegóły dotyczące tworzenia i zarządzania kontem, autoryzacji konta oraz instrukcje składania podpisu kwalifikowanego w portalu e-KRS można znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: ,,https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/” w funkcji „Pomoc”.
Jednocześnie ustanowiony został okres przejściowy, w którym podmioty mogą przesyłać sprawozdanie finansowe w formie skanu (od 15 marca do 30 września 2018 r.). Skorzystanie z powyższej możliwości wymaga tradycyjnego sporządzenia sprawozdania finansowego, jego podpisania, a następnie zeskanowania, przy czym utworzona kopia elektroniczna będzie musiała zostać zaopatrzona bezpiecznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentowania danego podmiotu. Spełnienie powyższych obowiązków będzie skutkowało możliwością końcowego zgłoszenia dokumentów do repozytorium ,,RDF”.
Warto pamiętać o terminowym spełnieniu obowiązku złożenia sprawozdania finansowego i odpowiednim zapoznaniu się z nowelizacją procedury składania dokumentów finansowych. Nieostrożnym przypominamy, iż niezłożenie sprawozdania finansowego do właściwego sądu rejestrowego wyczerpuje znamiona czynu zabronionego określone w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, za który sąd może wymierzyć karę grzywny od 100 zł do 1 080 000 zł (od 10 do 540 stawek dziennych, gdzie najwyższa nie może przekraczać 2 000 zł) albo nawet karę ograniczenia wolności od 1 miesiąca do 2 lat.
