E-ZLA - czyli koniec z papierowymi zwolnieniami lekarskimi.
Z dniem 1 stycznia 2016 roku lekarze zyskali możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich w formie dokumentu elektronicznego. Jednak wraz z początkiem lipca 2018 r. rozpoczął się okres całkowitej rezygnacji z zaświadczeń papierowych, oznaczający obowiązek stosowania zaświadczeń wyłącznie w formie elektronicznej.
Wprowadzenie obligatoryjnego mechanizmu e-zwolnień wiąże się z koniecznością posiadania przez pracodawcę profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Procedura założenia takiego profilu jest niezwykle prosta i sprowadza się do wypełnienia elektronicznego formularza, dostępnego na witrynie internetowej ZUS, i potwierdzenia przez pracodawcę swojej tożsamości – bądź w formie elektronicznej (przy użyciu kwalifikowanego podpisu/profilu zaufanego ePUAP lub wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej), bądź osobiście w jednostce ZUS.
W utworzonym profilu pracodawcy wyznaczone zostanie miejsce, w którym dostępne będą elektroniczne zwolnienia wysyłane na profil płatnika. Oznacza to, iż niezwłocznie po wystawieniu przez lekarza e-ZLA, pracodawca otrzyma informację o zwolnieniu pracownika, bez konieczności weryfikacji dochowania terminu na dostarczenie zwolnienia oraz przekazania zaświadczenia do ZUS; e-ZLA trafia bowiem do ZUS automatycznie. Poza możliwością wglądu do zwolnień, pracodawca przez założony profil będzie także uprawniony do złożenia elektronicznego wniosku do ZUS w celu zainicjowania kontroli prawidłowości wystawionych zwolnień.
Dzięki wprowadzeniu systemu e-ZLA płatnik składek uzyskuje natychmiastową wiedzę o zwolnieniach wystawionych pracownikom oraz stały dostęp do bazy danych wraz z możliwością eksportu zwolnień do pliku. Mechanizm ten wydaje się wyjątkowo korzystny także dla pracownika, który nie będzie dłużej zobligowany do terminowego dostarczenia zwolnienia pracodawcy. Wczesne uzyskanie zwolnienia pozwoli na właściwe rozliczenie składek i świadczeń na bieżąco oraz uniknięcie korekt dokumentów rozliczeniowych.
Zgodnie z ustawą z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw, ZUS zobligowany jest do udostępnienia zaświadczeń płatnikowi na jego profilu informacyjnym nie później niż w dniu następnym, po jego otrzymaniu (art. 58 ust. 1). Jeżeli lekarz anuluje e-ZLA, albo w jego miejsce wystawi nowe elektroniczne zwolnienie lekarskie, płatnik zostanie powiadomiony o powyższym fakcie w formie komunikatu dostępnego na portalu, a w przypadku wyboru przez pracodawcę opcji subskrypcji – także mailem, bądź SMS-em.
Nowy system gwarantuje ułatwienie procedury wystawiania i weryfikacji zwolnień lekarskich, minimalizuje jej koszty oraz usprawnia kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnień przez lekarzy. Co ważne, mechanizm uwierzytelniania będzie można wykorzystać także do wystawiania elektronicznych zaświadczeń lekarzy orzeczników ZUS o braku przeciwskazań do pracy na określonym stanowisku oraz wniosków w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego.
Szczegółowe informacje dla płatników, związane z funkcjonowaniem systemu elektronicznych zwolnień lekarskich, przekazywane są na organizowanych przez ZUS seminariach, a także w przygotowanym przez ZUS poradniku, dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl.
