Nowe obowiązki pracodawcy – nowelizacja kodeksu pracy.
Niezwykle istotną zmianą w przepisach Kodeksu pracy jest możliwość prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracownika w wersji elektronicznej. Wynika to pośrednio z przepisu wskazującego na podstawowe obowiązki pracodawcy, zawarte w Kodeksie pracy, który to od 1 stycznia 2019 będzie zobowiązany do prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza) a także bezpośrednio z art. 9411, który brzmi:
„Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”.
Co to oznacza dla pracodawcy? Do tej pory obowiązkiem pracodawcy było prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w postaci papierowej, jednak część pracodawców równolegle prowadziła dokumentację w formie elektronicznej, co mogło sprawiać problemy, w kwestii podwójnego przechowywania danych. Od 2019 roku pracodawca sam zadecyduje, w jakiej formie będzie prowadził dokumentację.
Kolejną zmianą, którą wprowadza nowelizacja ustawy jest kwesta dotycząca obowiązków pracodawcy związany z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 pracodawca będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ze względu na specyfikę niektórych zawodów uzasadnione będzie utrzymanie w mocy części dotychczasowego przepisu, zgodnie z którym okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat.
Wszelkie wymogi, które zakłada nowelizacja ustawy powodują konieczność doprecyzowania warunków jakie musi spełnić pracodawca, aby właściwie zabezpieczyć przechowywaną przez niego dokumentację. Poprzez zachowanie poufności rozumiemy ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko i wyłącznie dla pracodawcy lub osób przez niego w tym celu upoważnionych. Integralność wymaga zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana wprowadzona przez pracodawcę w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad. Zachowanie kompletności, ma oznaczać zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej. Natomiast zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego.
Nałożony na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji w sposób zawarty w ustawie ma dotyczyć nie tylko okresu zatrudnienia pracownika, ale również okresu 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie. Zmiana długości okresu przechowywania jest ważną informacją dla pracodawców, którzy nie będą zobligowani do jej przechowywania przez 50 lat jak to ma miejsce obecnie.
