E-AKTA
Od 1 stycznia 2019 roku, mocą ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, skrócony zostanie obowiązek przechowywania akt pracowniczych: z 50 lat do 10 lat. Ustawa, stanowiąca część pakietu #100ZmianDlaFirm, przewiduje także możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika.
Obecnie na pracodawcy ciąży obowiązek zachowania dokumentacji pracownika w formie papierowej przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Przepisy te znacznie odbiegają od standardów europejskich: dla porównania okres ten wynosi w Danii 5 lat, a w Niemczech 10 lat. Archiwizacja dokumentów rodzi jednak wiele uciążliwości i biurokratycznych obowiązków oraz generuje istotne koszty po stronie przedsiębiorców.
Dlatego od nowego roku pracodawcy będą mogli przekazywać wszelkie dane dotyczące zatrudnianych pracowników w formie elektronicznej do ZUS. Przedsiębiorcy zwolnieni zostaną także z konieczności przechowywania papierowych akt – wszelkie niezbędne dane dla wypłaty świadczeń rentowych czy emerytalnych, będą gromadzone przez ZUS. Pracodawca będzie jednak zobligowany do comiesięcznego przekazywania do ZUS raportów, zawierających wszystkie niezbędne do ustalenia wysokości świadczenia informacje.
Pamiętać jednak należy, iż 10-letni okres przechowywania dokumentacji obowiązywać będzie, zgodnie z przepisami, dla pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych przez pracodawcę w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. będzie istniała możliwość skrócenia okresu przechowywania akt z 50 lat do 10 lat, lecz wyłącznie po spełnieniu dodatkowych warunków, tj. po przekazaniu do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) wraz z raportem informacyjnym (ZUS RIA). Natomiast akta pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. wciąż podlegać będą 50-letniemu okresowi dokumentacji.
